KOLIKO ČASA JE POTREBNO HRANITI POSLOVNO DOKUMENTACIJO?

Vsak davčni zavezanec je dolžan hraniti poslovne in računovodske listine, ki nastanejo med poslovanjem.
‍
Na eni strani nastaja dokumentacija, ki je povezana z znanjem podjetja ter njegovim udejstvovanjem na trgu. Sem spadajo različni zapisi, ideje, pravilniki in druga dokumentacija. Shranjevanje te dokumentacije se določi z internimi akti.

Na drugi strani nastaja dokumentacija, ki je povezana s (finančnim) poslovanjem.
Shranjevanje te dokumentacije predpisuje kar nekaj zakonov.

Vsak davčni zavezanec je obvezan k shranjevanju in arhiviranju poslovne dokumentacije

V Zakonu na dodano vrednost je opredeljeno, da je »davčni zavezanec« vsaka oseba, ki deluje neodvisno in samostojno, in opravlja kjer koli katero koli ekonomsko dejavnost, ne glede na to, ali ustvarja dobiček ali ne. Torej davčni zavezanci so vsi, ki so identificirani za namene DDV in tudi tisti, ki to niso.

Hramba dokumentacije in predpisi

Katero dokumentacijo je treba hraniti in koliko časa, predpisujejo naslednji zakoni:

• Zakon o davku na dodano vrednost ZDDV-1;
• Pravilnik o izvajanju zakona na dodano vrednost;
• Zakon o davčnem postopku;
• Zakon o gospodarskih družbah;
• Slovenski računovodski standardi;
• Zakon o računovodstvu.

Poslovno in računovodsko dokumentacijo med letom navadno shranjuje računovodski servis, ki jo konec obračunskega obdobja vrne podjetniku. Zato je pomembno, da vsak podjetnik ve in razume, koliko časa mora posamezno vrsto dokumentov shranjevati.

Dokumente lahko shranjujete v Sloveniji ali v tujini, vendar morate o slednjem prej obvestiti davčni organ.

Po Zakonu o računovodstvu je predpisano, da se poslovne knjige in knjigovodske listine hranijo v arhivu, določeni pa so tudi najkrajši roki hrambe.

Kaj se hrani trajno?

• letna poročila (bilance, ki jih računovodstvo pripravlja za FURS in AJPES);
• plačilne liste in vse, kar je povezano z obračunom plač;
• knjiga sklepov;
• glavna knjiga in dnevnik.

Kaj hraniti do 20 let?

• pogodbe in računi za nakup in prodajo nepremičnin;
• register osnovnih sredstev.

Kaj se hrani 10 let?

Celotna dokumentacija za knjiženje poslovnih dogodkov:

• izdani računi,
• prejeti računi,
• pogodbe o nakupih in prodaji kratkoročnih finančnih naložb in najemu kratkoročnih posojil,
• bančni izpiski (izpiski TRR),
• obračuni.

Kako hraniti poslovno dokumentacijo?

Knjigovodske listine se odlagajo v registratorje, ki se jih hrani v poslovnih prostorih oziroma drugje na primerni lokaciji.

Elektronsko arhiviranje

V času digitalnega poslovanja zakoni dovoljujejo tudi elektronsko arhiviranje. S tem se podjetja znebijo gore dokumentov in izpraznijo arhive. Da je elektronsko arhiviranje skladno z zakonom, mora podjetje davčnemu organu zagotoviti dostop do vse dokumentacije v okviru zastaralnega roka in ob tem ne smejo nastajati neupravičeni stroški.

Navadno se podjetja odločajo za dva načina (zakonsko skladnega) arhiviranja

• za tovrsten arhiv poskrbijo sama (in zagotovijo potrditev Arhiva Republike Slovenje);
• najamejo prostor pri zunanjem izvajalcu, ki zagotavlja skladnost arhiviranja glede na zahteve Arhiva RS.

Elektronsko arhiviranje je urejeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA).

Pišite nam na info@vizi-rs.si.